مدیریت امور اداری

مدیریت امور اداری

مدیر امور اداری کیست ؟

مدیر امور اداری یک سازمان شخصی است که که وظیفه هماهنگ سازی و هدایت تمامی قسمت های خدمات اداری یک سازمان را بر عهده دارد . در شرکت ها ، سازمان ها و ارگان های کوچک که حجم و ترافیک کاری آن ها کم است کلیه این امور می تواند توسط یک شخص انجام و مدیریت شود اما در سازمان ها و ارگان های بزرگ با حجم کار بالا و ترافیک کاری سنگین مدیر امور اداری این وظایف به صورت طبقه بندی شده به کارمندان و پرسنل بخش های مختلف امور اداری واگذر می شود و مدیر امور اداری وظیفه نظارت ، ارزیابی ، هدایت و هماهنگی این امور را بر عهده دارد .
با توجه به این مساله که حیطه فعالیت ها و مسئولیت های مدیر امور اداری بسیار گسترده و وسیع است و همچنین با توجه به این که ایجاد هماهنگی ،هدایت امور ، برقراری نظم نقش به سزایی در روند پیشرفت سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها خواهد داشت می توان ادعا کرد پست مدیریت امور اداری یکی از پست های کلیدی ، حساس و بسیار مهم در هر سازمان به شمار می رود . بنابراین در صورتی که پست مدیریت امور اداری در یک سازمان به یک فرد شایسته با تحصیلات و قابلیت های مورد نیاز این پست واگذار شوند می توان از روند صحیح و سریع امور در این حوزه از فعالیت های سازمان اطمینان خاطر حاصل کرد .

شرح وظایف مدیر امور اداری

شرح وظایف مدیریت امور اداری در یک سازمان با توجه به خط مشی آن سازمان تعریف می شود . اما به طور کلی شرح وظایف ارائه شده برای مدیران امور اداری بسیار حساس  و گسترده است در ادامه به اختصار به برخی از مهمترین این وظایف اشاره خواهیم کرد .
بررسی و ارزیابی نحوه عملکرد تجهیزات ، ارزیابی فرسودگی دستگاه ها و تجهیزات سازمان ، سنجش و ارزیابی میزان کاهش راندمان کاری سازمان در اثر فرسودگی تجهیزات ، ارزیابی هزینه های لازم به منظور به روز رسانی تجهیزات سازمان همه در حوزه وظایف ، مسئولیت و اختیارات مدیر امور اداری به شمار می رود . با توجه به حساسیت مسئولیت هایی که به آن ها اشاره کردیم در صورتی اداره این امور توسط یک مدیر شایسته و با صلاحیت انجام شود می تواند نقش به سزایی در روند رشد سازمان مورد نظ داشته باشد و بر عکس در صورت اخذ تصمیمات غیر تخصصی و غیر حرفه ایی توسط مدیران امور اداری غیر متخصص و بی تجربه به طور قطع سازمان با کاهش راندمان کاری و مشکلات ناشی از آن مواجه خواهد شد .
از دیگر وظایف و مسئولیت هایی که در حوزه کاری مدییرت امور اداری قرار دارد می توان به امور مربوط به استخدام نیروهای جدید در سازمان ، امورات مربوط به جابجایی و ترفیع پرسنل اشاره کرد . نظارت بر اجرای امور مطابق با آئین نامه های مصوب درون سازمانی ، ارزیابی عملکرد پرسنل در واحد های مختلف سازمان و ارائه گزارش های مصور به هیئت مدیره ، برنامه ریزی و تخمین بودجه مورد نیاز بریا امور رفاهی پرسنل سازمان و غیره نیز در حوزه وظایف و اختیارات مدیر امور اداری در هر سازمان قرار می گیرد .
در بسیاری از سازمان های بزرگ برگزاری مزایدات ، مناقصات ، نظارت بر روند و نحوه عملکرد پرسنل انبار ، نظارت بر روش های نگهداری و انبار کردن مواد اولیه ، تجهیزات ، بررسی میزان رعایت اصول ایمنی و بسیاری موارد دیگر همه و همه در حوزه عملکرد مدیران امور اداری یک سازمان قرار می گیرد .
از آنجا که مدیران امور اداری به سبب طیف وسیع و متنوع مسئولیت ها و وظایف خود با کلیه بخش های سازمان در ارتباط هستند بیشترین ساعات کاری خود را در درون سازمان و بخش های مختلف آن سپری می کنند .
به منظور هرچه شفاف تر شدن شرح وظایف و حیطه مسئولیت های مدیران امرو اداری در ادامه یک لیست مختصر از شرح وظایف پست سازمانی مدیریت امور اداری ارائه خواهیم کرد .

لیست وظایف مدیر امور اداری

کنترل روش  عملکرد کارمندان واحد امور اداری  و ایجاد هماهنگی میان آن
نظارت روند  قراردادهای سازمان  و بررسی امکانات و تجهیزات سازمان یا ارگان طرف قرارداد
بررسی  و تخمین میزان تجهیزات و لوازم مصرفی  مورد نیاز پرسنل از لوازم تحریرتا مواد اولیه و غیره و غیره و نظارت بر چگونگی توزیع و مصرف این تجهیزات
نظارات بر رویه انبارداری  و نگهداری ماشین آلات و تجهیزات
نظارت بر اجرای کلیه استانداردهای بین المللی و قوانین و مقررات تصویب شده در درون سازمان به منظور افزایش ضریب ایمنی در محیط کار و کاهش خسارات ناشی ازعدم رعایت اصول ایمنی .
نظارت بر انجام کلیه امور پرسنلی از قبیل  امور استخدامی، امور داخلی سازمان  مانند ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه، مرخصی وغیره ،  ارزیابی عملکردپرسنل واحد های مختلف و مقایسه با شاخص استاندار تعیین شده برای آن واحد ، رسیدگی به امور بیمه، وام و...

اهمیت مدیریت امور اداری

همانطور که در قسمت های قبل نیز اشاره کردیم مدیریت امور اداری یک سازمان با توجه حوزه عملکرد و حیطه بسیار گسترده و وسیع مسئولیت ها و وظایف این پست سازمانی یکی از حساس ترین و مهم ترین پست های سازمانی به شمار می رود و آنچه بسیار واضح و مبرهن است این است که هرچه یک پست سازمانی از اهمیت ، حساسیت و مسئولت بیشتر برخوردار باشد به منظور انتخاب یک نیرو برای به عهده گرفتن مسئولیت های این پست می بایست دقت و حساسیت بیشتری به خرج داد.
هرچه دراین روند دقت و حساسیت بیشتری به خرج داده شوند می تواند منجر به کسب نتایج بهتر و افزایش راندمان کاری پرسنل در آینده خواهد شد و در روند پیشرفت و کسب موفقیت سازمان بسیار تاثیرگذار خواهد بود .
به همین دلیل است که بسیاری از صاحبان صنایع ، مشاغل ، سازمان ها و ادارت دولتی ، نیمه دولتی و خصوصی در زمینه استخدام مدیر امور اداری حساسیت و دقت زیادی به خرج می دهند . زیرا می دانند با استخدام یک مدیر امور اداری شایسته و کارامد با تحصیلات مرتبط  می توانند بخش وسیعی از مسئولیت های شرکت را به طیب خاطر به مدیر امور اداری واگذار کرده و از روند روبه رشد سازمان خود مطمئن خواهند بود .

رشته مدیریت امور اداری

رشته مدیریت امور اداری که امروزه در بسیاری از واحد های دانشگاهی شامل دانشگاه های دولتی ، آزاد ، غیر انتفاعی ، پیام نور ، علم کاربردی و بسیاری از مراکز معتبر آموزشگاهی برای علاقه مندان ارائه می شود یک رشته به نسبت جدید است .
از آنجا که حوزه مسئولیت های مدیران داخلی در سازمان ها بسیار گسترده و وسیع است و برای احراز این پست افراد نیازمند آشنایی و تسلط بر بسیاری از حوزه های کاری هستند ، کسب دانش و مهارت لازم برای ورود به این از ملزومان احرازپست سازمانی مدیریت امور اداری به شمار می رود . 

بازار کار مدیریت امور اداری

در سال های اخیر باتوجه تاثیر نقش کلیدی و حساس مدیر امور اداری بر روند اجرای امور در سازمان ها که منجر به افزایش چشمگیر راندمان کاری پرسنل و در نهایت راندمان کاری سازمان شده است ، بسیاری از سازمان ها و ارگان ها استخدام یک مدیرامور اداری شایسته و کارآمد را به عنوان یکی از اولویت ها خود در نظر گرفته اند .از این رو فارغ التحصیلان رشته مدیریت امور اداری و افرادی که دوره های مدیریت امور اداری را در مراکز معتبر آموزشگاهی گذرانده باشند و موفق به اخذ مدرک مدیریت امور اداری شده باشند می توانند شانس خوبی بری ورود به بازار کار داشته باشند .

دوره آموزشی مدیرامور اداری 

با توجه به بازار کار رو به رشد مدیریت امور اداری ، وجود موقعیت های شغلی بسیار مناسب برای مدیران امور اداری حقوق و مزایای  مطلوب این شاغلان در این پست سازمانی ، دوره های آموزشی مدیر امور اداری با استقبال بسیار چشمگیر متقاضیان روبرو شده است .
در راستای استقبال قابل توجه متقاضیان از دوره های آموزشی مدیریت امور اداری  برخی مراکز معتبر آموزشی اقدام به برگزاری دوره آموزش مدیر امور اداری کرده اند .
یکی از این مراکز معتبر آموزشی مرکز آموزش مجازی پارس است که علاقه مندان را در راستای کسب موفقیت همراهی می کند . فراگیران پس ازحضور در دوره های آموزشی مدیریت امور اداری مرکز آموزش مجازی پارس علاوه بر کسب دانش ، مهارت ، توانایی و قابلیت های مورد نیاز به منظظور ورود به این عرصه موفق به اخذ مدرک مدیر امور اداری نیز خواهند شد وواجد شرایط مورد نیاز برای ورود به بازار کار و پذیریش مسئولیت های سنگین این پست سازمانی به شمار خواهند آمد .