شرح وظایف واحد کاست کنترل هتل Cost control in hotel
مشاوره و راه اندازی هتل و رستوران از صفر تا صد توسط شرکت ایران شف
کنترل در تمامی اصناف و شرکت ها و ادارات چه خصوصی و چه دولتی حائز اهمیت می باشد، زیرا اقتصاد یک مجموعه از طریق کنترل های مالی مورد ارزیابی قرار می گیرد. در هتل هم کنترل جزء قسمت های اصلی و پایه می باشد.این بخش در هتل شامل مجموعه های زیر است:
1-مدیریت مالی 2-کاست کنترل 3-رسیوینگ
در بخش مالی، گردش کار از صندوق داران شروع می شود. به عیبارتی کار از جزء به کل است(قیاسی)، صندوق داران قسمت ها پس از پایان شیفت کاری خود مبلغ نقدی و نسیه (غیرنقدی) را به همراه گزارشات به صندوق مادر تحویل می دهند و صندوق مادر آن ها را به امور مالی تحویل می نماید.
امور مالی پس از کنترل صورت حساب ها و مبلغ نقدی و تمامی فیش ها و قبوض (که گزارش اصلی در دو نسخه تهیه شده است) را کنترل و سپس رسید می کند که یک نسخه به صندوقدار تحویل داده می شود که بایستی در قسمت خود بایگانی شود و نسخه دیگر به همراهی تمامی صورتحساب ها و ... در امور مالی می ماند که مجددا توسط یکی از حسابدارها کنترل به صورت دقیق انجام می پذیرد و سپس سند مربوطه ثبت می شود که کلیه این سندها جزء اسناد درآمدی محسوب خواهند شد.
تعریف کاست کنترل:
واژه کاست به معنی بهای تمام شده و میزان هزینه ایست که برای ارائه خدمت یا تولید کالا صرف می شود تا منجر به درآمد خدمات و یا فروش گردد. بدیهی است که استواری و بقای واحدهای اقتصادی در گرو شناخت هزینه ها و بهای تمام شده از اهمیت خاص و ویژه ای برخوردار است و طبیعی است که هتل ها به عنوان واحدهای اقتصادی ارائه خدمت و یا تولید کالا برای مهمان را به صورت تلفیقی انجام میدهند به منظور شناخت و کنترل هزینه های تولید و بهای تمام شده و پیش بینی صحیح قیمت فروش در سازماندهی واحد مالی خود بخشی را به نام کاست کنترل که مشابهت فراوان با حسابداری صنعتی در کارخانجات دارد، داشته باشد.
با توجه به مطالب فوق واحد کاست کنترل زیرمجموعه ای از واحد امورمالی هتل یا مستقل می باشد که وظایف خاص خود را در جهت اهداف مدیریت پیش می برد و عملکرد آن متناظر با حسابداری صنعتی در کارخانجات و صنایع است. تعیین بهای تمام شده اغذیه و اشربه کنترل مصرف مواد اولیه از وظایف اصلی این قسمت می باشد.
گزارش دهی واحد کاست کنترل صرفا به مدیریت هتل و مدیر امورمالی هتل می باشد.
علت پیدایش کاست کنترل در هتل:
به دلیل حجم کاری بالا، مدیریت غذا و نوشابه قادر به کنترل هزینه های بخش ها و فروش بخشها نیست که اگر مدیر غذا و نوشابه به کاست بپردازد از اصل کار یعنی کیفیت،کمیت، بهداشت و ... باز می ماند که بسیار زیان آور است و به منظور آگاهی مدیر غذا و نوشابه از برخی موارد مربوط به بخش خود که بیش از 65% از نیروهای هتل را به خود اختصاص می دهد از گزارشات و کنترل های واحد کاست کنترل و ارتقاء کیفی و کمی تولیدات غذا و نوشابه برخی گزارشات خود را به ایشان ارائه می نمایند.
درواقع هزینه های کارکنان این بخش از واحد غذا و نوشابه پرداخت می شود زیرا تمامی کادر این قسمت برای اغذیه و اشربه کار می کنند ولی به خاطر رعایت سیستم اداری و نفوذهای احتمالی مدیر غذا و نوشابه زیرمجموعه امورمالی هتل است که کارکنان و یا مسئول قسمت بتواند به راحتی و دور از هرگونه دغدغه گزارش خود به مدیر مربوطه اعلام نماید.
کسانی که در این بخش شاغل اند اگر دارای تجربه و اولویت کاری باشند برای هتل مثمر ثمر خواهند بود و در غیر اینصورت جز ضرر و تشنج ناراحتی نخواهند داشت.
شرح وظایف واحد کاست کنترل
1-تهیه رسیپی از کلیه منوهای قابل فروش
2-تهیه قیمت تمام شده از کلیه منوهای قابل فروش
3-آشنایی با کلیه مواد مورد نیاز واحد
4-کنترل کلیه بن های رستوران و آشپزخانه و مغایرت یابی
5-کنترل کلیه صورتحساب رستوران ها و مطابقت با بن های صادر شده رستوران و آشپزخانه و رفع مغایرت
6-تهیه گزارشات مربوط به کاست هر غذا و کل
7-کنترل درآمد روزانه هر رستوران
8-تهیه قیمت تمام شده غذای کارکنان
9-تهیه گزارشات استاندارد و واقعی غذا و توجیه انحرافات
10-تهیه گزارشات مالی و آماری روزانه-ماهانه و سالیانه
11-تهیه گزارشات ریالی و مقداری و تعدادی
12-کنترل حواله انبارها و نظارت ورود و خروج مواد
13-کنترل مقایسه ای مواد درخواستی- مصرفی و ضایعات
14-تهیه گزارشات مصرفی و فروش
15-تهیه گزارشات مغایرت ها جهت بررسی و ارائه به مدیران ذیربط
16-نظارت فیزیکی بر واحدهای قصابی (واحد تولید)
17-کنترل کیفی و کمی مواد غذایی خریداری شده
18-کنترل پرس های غذا که جهت ارائه به میهمانان تهیه گردیده است.
19-بررسی و کنترل درخواست خرید و خرید کالا
20-کنترل و نظارت بر دوره های نگهداری مواد در انبار
21-کنترل و نظارت بر پروسه های مصرف
22-کنترل و نظارت بر مواد موجود در انبار
23-ارائه منوهای پیشنهادی جهت مواد مرده و کم تحرک در انبارها
24-نظارت بر استانداردها
25-نظارت مستقیم بر برگزاری مراسم و میهمانی ها
26-کنترل تعدادی بر میهمانی ها و مراسم
27-تفکیک هزینه های پرسنلی و مسافری
28-ارائه پیشنهادات جهت استفاده بهینه از مواد موجود
29-استفاده از مواد غذایی مناسب و مشابه و ارزان و جایگزین آن
30-استعلام قیمت و بازاریابی
31-جلوگیری از خریدهای سلیقه ای
32-موجودی گیری از انبار مصرفی
33-تهیه منوهای فصلی و پیشنهاد به مدیران ذیربط
34-واخواهی از کسر واریزی صندوق داران
35-ارائه گزارشات منطقی و عملی بابت نوسانات کاست
36-تهیه گزارشات مربوط به پیش بینی بودجه سال های آتی
37-بازدید از کلیه سردخانه ها و انبارهای مواد غذایی به جهت جلوگیری از وجود ضایعات و نظارت به تاریخ مصرف موادغذایی، اجناس مرده، اجناس کم تحرک
38-بررسی و تجزیه و تحلیل علل و افزایش (کاهش) کاست
39-تهیه گزارش انحرافات فروش، هزینه ها و موجودی ها
درخواست مواد غذایی و نوشابه:
این درخواست دارای سه برگ است و چهار امضاء مجاز دارد:
(درخواست کننده، تحویل دهنده (انباردار)، تحویل گیرنده، مدیر غذا و نوشابه، کاست کنترل)
پس از تکمیل امضاهای مجاز درخواست به انبار تحویل داده می شود(برگ سوم) (نسخه اول کاست کنترل، برگ دوم واحد مربوطه)
قیمت گذاری مواد غذایی با کاست کنترل است.
واحد کاست کنترل (انبار) می بایست موارد ذکر شده درخواست را از کارتکس مربوطه کسر نموده و پس از محاسبات کامل در فرم خروج از انبار مواد غذایی و نوشابه در ستون های هر قسمت ثبت گردد.
توجه: کارتکس انبار در سه واحد موجود است:
1-انبار که بدون قیمت بوده است.
2-کاست کنترل
3-امورمالی (موارد 2 و 3 با قیمت می باشد.)
انبارداری
این واحد باید حداقل از نور طبیعی برخوردار باشد، دارای رطوبت و فاضلاب نباشد تا اینکه بتوان موادغذایی و ... را به سهولت در آن نگهداری کرد.
انبار شامل واحدهای ذیل می باشد:
1-انبار مواد غذایی
2-انبار نوشیدنی ها
3-انبار آرد
4-انبار لوازم التحریر
5-انبار شوینده ها
6-انبار ملزومات (مثل کبریت، دستمال کاغذی و ...)
7-انبار روشنایی
8-انبار سوخت
9-انباردار باید ضایعات را قبل از انهدام به اطلاع کاست کنترل برساند
10-انبار تاسیسات
11-انبار دایره اموال
انبار باید دارای ارتفاع 4 متر جهت چیدمان راحتتر و جریان هوا باشد.
انباردار و کمک انباردار باید دارای صبر و تجربه کافی در مورد انبارداری و شیوه چیدمان کالا و موادغذایی به صورت جزء و کلان در انبار و جابجایی آنان باشد.
ایشان به هیچ وجه حق تحویل اجناس را بدون مجوز (همان درخواست که دارای کلیه امضاها باشد) ندارد، مگر در موارد استثنائی آن هم با هماهنگی مدیر هتل یا معاون ایشان.
انباردار موظف است کلیه اجناس وارده خصوصا مواد غذایی و نوشیدنی را که مطابق فرم رسیوینگ شیت (Receiving Shit) (فرم گزارش خرید موادغذایی کل هتل) را کامل کند و قبل از آن 4 یا 3 برگ در کارت های مربوطه بدون قیمت ثبت کند.
انباردار باید در هر زمان جوابگوی واحد کنترل باشد و در صورت برداری پایان ماه انبارها و سردخانه ها همکاری لازم را بنماید.
دریافت کالا (رسیوینگ کلارک)
کارکنانی که در این واحد اشتغال دارند به دلیل آنکه با واحد تدارکات و سایر واحدها ارتباط مستقیم دارند و به علت حجم بالای کار باید همان خصوصیات کاست کنترل و انباردار را داشته باشند.
باید کلیه اجناس که از مامور خرید تحویل گرفته می شود، از لحاظ عددی و یا وزنی مورد کنترل قرار گیرند.
در فرم رسیوینگ شیت ثبت و تحویل کاست کنترل دهد.
رسیوینگ شیت دارای چهار برگ است دو برگ همرا با فاکتورها تحویل کاست کنترل می شود، نسخه سوم به انبار مواد غذایی، نسخه چهارم به بایگانی قسمت.
توجه: پرسنل دریافت کالا به هیچ عنوان حق اظهارنظر در خصوص کیفیت و یا قیمت کالا را ندارند.
درخواست خرید
درخواست خرید بر دو نوع است:
1-دایرکت یا مارکت لیست: آن نوع از درخواست است که مستقیما از جانب سرآشپز است و دارای دو امضاء سرآشپز و مدیرغذا و نوشابه می باشد و معمولا مواردی نظیر لبنیات، سبزیجات و گوشت های مصرفی و از این قبیل موارد را در آن قید می کنند، این درخواست 2 برگ است.
واحد متقاضی_تدارکات
2-درخواست خرید از طریق انبار مرکزی: آن نوع از درخواست است که دارای 4امضاء انباردار، کاست کنترل، امورمالی و مدیر هتل می باشد.
نسخه
1-نسخه اول: واحد متقاضی
2-نسخه دوم: تدارکات
3-نسخه سوم: واحد دریافت کالا (که به کاست تحویل می دهد)
سردخانه ها
الف-سردخانه زیر صفر:
1-حداقل دمای این نوع سردخانه ها 20 درجه زیر صفر می باشد.
2-ورودی این انبار باید دارای دو درب تو در تو و جداگانه باشد.
3-کلیه اجناس هنگام انتقال به این سردخانه باید دارای بسته بندی کتابی به وزن 5کیلو باشد منوط بر اینکه پلاستیک یا ظروف مربوطه روزنه ای نداشته باشد.
ب-سردخانه بالای صفر:
1-دمای این نوع سردخانه حداقل 3 و حداکثر 5 درجه بالای صفر می باشد.
2-درب ورودی آن حوضچه ای برای کفش ها و صندل ها طراحی شده است، این سردخانه ها جهت جهت انبار سبزیجات، لبنیات و از این قبیل مواد می باشد که باید جای هر یک و یا مواد آماده مصرف جداگانه مشخص باشد.
توجه: ابعاد سردخانه ها متفاوت است و متناسب با فضای موجود و مکان های هتل و نیاز آن طراحی می شود.
بررسی فاکتورهای مواد غذایی و نوشیدنی ها
واحد کنترل موظف است پس از دریافت فاکتورها توسط رسیوینگ بررسی های ذیل را انجام دهد:
1-کنترل درخواست خرید (امضاهای مجاز)
2-کنترل فاکتورهای موجود از نظر قیمت، اوزان یا تعداد، امضاء های مجاز و مهر کیفیت تائید شده، مهر کارت و مهر دریافت کالا.
3-ثبت کالا در کارتکسهای مربوطه
4-پس از اتمام محاسبات همراه با دو برگ رسیوینگ شیت به مالی ارسال می شود و در برگ دوم رسیوینگ شیت رسید دریافت می کنیم.
5-کنترل مکلف است در پایان هرماه از طریق فرم رسیوینگ شیت خرید را با امور مالی در خصوص کسر یا اضافه تطبیق دهد.
صورتبرداری از انبار غذایی، سردخانه ها و انبار شارژ کلیه واحدهای غذا و نوشابه:
1-واحد کنترل موظف است 28 هرماه طی بخشنامه ای تعطیلی انبار را در تاریخ 29-30 یا 31 هر ماه اعلام نماید تاا ینکه قسمتها بتوانند اجناس مورد نیاز را ذخیره نمایند، به جز موارد استثنایی که نادر و اتفاقی است.
2-کاست کنترل موظف است قبل از ورود به انبار جهت صورتبرداری، از طریق کامپیوتر یا کارتکس دستی ، موجودی ها را دریافت نماید، سپس اقدام به شمارش عینی کند.
3- اگر چنانچه پس از بررسی کامل در خصوص انبار مغایرت مشاهده شد مجددا کنترل درخواست انبارها، فرم ها و رسیوینگ شیت باید انجام شود.
4-کاست کنترل موظف است در تاریخ های 29-30 یا 31 هر ماه قبل از شروع به کار واحدهای غذا و نوشابه از کلیه انبار شارژ واحدها صورتبرداری نماید.
5-کاست کنترل باید در پایان هر ماه از کلیه بطری های نوشیدنی اعم از داخل انبار یا در واحد غذا و نوشابه باشد، صورتبرداری کند. (جهت کسر یا اضافه هر واحد)
بررسی میهمان ها و همایش ها
1-مدیر غذا و نوشابه موظف است کاست کنترل را از فاکتورهای ذیل در مورد کلیه قراردادهای میهمانی باخبر نماید:
نوع غذا
حداقل و حداکثر تعداد میهمان
ساعت ورود و خروج
نفرقیمت
مکان برگزاری (چرا که هتل دارای مکان های متعددی می باشد)
2-کاست کنترل موظف است در مکان درب ورودی سالن ها یک نفر را جهت شمارش میهمان یا اخذ کارت دعوت ایشان مستقر نماید.
3-کنترل موظف است پس از پایان شمارش تعداد میهمانان حاضر، به حداقل تعداد رسیده باشد یا خیر و یا بیشتر باشد، در فرم سفارش (بن) تعداد نفرات همراه با نام منو ثبت و تحویل صندوق دار آن قسمت دهد، صندوق دار بر اساس آن بن صورتحساب صادر و به امضاء کاست کنترل می رساند.
4-واحد کاست کنترل موظف است پس از اتمام هر میهمانی یا همایش هایی که صورت می پذیرد از سرآشپز درخواست فرم
