کاست کنترل در هتل

کاست کنترل و دنیای شگفت انگیز کنترل هزینه

کاست کنترل (کنترل هزینه)

کاست کنترل یکی از بخش های مهم هتل است که امروزه به عنوان اصلی ترین اهداف یک سازمان مطرح می شود. و اغلب هتلدارانی که بدون کاست کنترل حرکت می کنند بلاشک پرواز کور انجام می دهند . بسیاری از هتلداران فعلی یا اصلا دپارتمانی دراین رابطه ندارند و یا صلاح نمی بینند که به این موضوع ورود کنند . بررسی قیمت تمام شده ی خدمات نشان می دهد که اغلب دوستان به صورت ذهنی با یک سری محاسبات ساده قصد دارند که کنترل هزینه را انجام دهند که این امری غیر ممکن است . حالت های پیشرفته  ی کاست کنترل به وسیله ی نرم افزارهای پیشرفته و با محاسباتی دقیق انجام می شود که به دلیل نداشتن نرم افزار ی جامع ، کارهایی نصفه و نیمه صورت گرفته ولی کافی نیست.

کاست کنترل در هتل بر سه پروسه ی خرید سالم ، تولید سالم و فروش سالم نظارت می کند و از این رو این دپارتمان نقش شاهرگ حیاتی در هتل را برعهده دارد . این دپارتمان درحقیقت دیده بان مدیر کل سیستم است و بایستی شخصی عهده دار این سیستم شود که با سیستم هتل کاملا آشنایی داشته و به صورت جنرال بر تمامی قسمت های هتل اشراف لازم را داشته باشد.غفلت از این سیستم عواقب بدی را برای سازمان به ارمغان می آورد .

سه هدف اصلی مدیریت خوب هزینه های عمومی در هتل

الف) انضباط مالی (کنترل هزینه )

ب) تخصیص سازگار منابع با اولویت سازی تعیین شده

ج)مدیریت عملیاتی خوب

 

مدیریت عملیاتی خوب و مناسب نیز به نوبه ی خود نیاز به کارایی (به حداقل رساندن هزینه در سازمان ) و اثر بخشی ( دستیابی به نتیجه مورد نظر ازفروش است.)

اما توجه خاص به مدیریت هزینه های عمومی نباید ما را از ارتباط اساسی بین درآمد و هزینه غافل سازد . هدف سه گانه ی مدیریت هزینه های عمومی را به سهولت می توان به هدف های سه گانه ی مالی (درآمدی) بسط داد . انضباط مالی علاوه بر پیش بینی دقیق درآمدها نتیجه ی پیش بینی دقیق هزینه ها نیز هست.

اولویت بندی خرید یکی از مهمترین آیتم های هتل است و خرید ها به ترتیب اولویت بعد از اقلام غذایی مربوط به اشکالات مستقیم و مرتبط با میهمان باید باشد. یعنی هدف ما در هتل باید رفع مشکلات میهمانان باشد .

قبل از اینکه به واحد کاست کنترل بپردازیم بهتر است که وظایف این دپارتمان را بیان کنیم.

******************** وظایف دپارتمان کاست کنترل

1. بازرسی منظم و مرتب از وضعیت کیفیت مواد غذایی (حداقل روزی یک بار)

2. بازرسی منظم از شرایط یخچال های زیر صفر و بالای صفر با توجه به کنترل دمای یخچال.

3. نظارت بر دریافت و ذخیره سازی صحیح مواد غذایی ، بسته بندی ، درجه حرارت ، نور ، رطوبت و نظارت بر انبار گردانی .

4. اطمینان از تمیز بودن و رعایت اصول بهداشتی در انبارش مواد غذایی .

5. نظارت برخرید به موقع و به هنگام اقلام درخواستی به طوری که خللی در روند جاری هتل ایجاد نشود.

6. اطمینان ازبستن درب انبارهای هتل پس از اتمام کارهای داخلی انبار.

7. اطمینان از درست بودن موجودی انبارو ایجاد فضای امنیتی جهت انبارهای هتل.

8. اطمینان از این موضوع که تمامی خریدهای بخش غذا و نوشابه با نظر آشپز اجرایی و مدیر غذا و نوشابه صورت گیرد.

9. ارتباط روزانه و تبادل اطلاعات با آشپز اجرایی و دستیاران و شف قنادی.

10. گرفتن موجودی بدون نقص با کنترل مالی صحیح و هماهنگی با مدیر غذا و نوشابه

11. اهمیت کنترل آمار نوشابه ها در هتل که این موضوع در اغلب هتل ها انجام نمی گیرد و درطول سال لطمات زیادی به هتل از این بخش وارد می شود.

12. بررسی عدم انطباق ها و هرگونه آمارهای اشتباه از سیستم مالی و ارائه ی گزارش به مدیر عامل .

13. کاست کنترل به طور مستقیم مسئول کنترل هزینه در هتل است و بایستی بر کلی هی قسمت های هتل نظارت کافی داشته باشد تا از حیف و میل اموال و علی الخصوص مواد غذایی توسط پرسنل جلوگیری به عمل آید.

14. دستوالعمل های فنی (TO) تجهیزات و دستگاه ها بایستی تهیه و در اختیار کارکنان قرا بگیرد ، هم چنین نحوه ی تمیز کردن تجهیزات برقی در آشپزخانه ها باید مورد توجه جدی قرار گیرد زیرا گاهی اوقات عدم رعایت موارد ایمنی باعث خسارت زیادی به سازمان خواهد شد.

15. درخواست های تعمیراتی جهت انجام کار بایستی به واحد فنی ارجاع گرددو در سوابق نگهداری شود.

16. کاست کنترل هم چنین باید با مهندس فنی ارتباط نزدیکی داشته باشد و بر عملکرد این سیستم جهت کنترل هزینه ی هتل نظارت کند.

17. نظارت بر اوزان مواد غذایی به طوری که مواد غذایی طبق RECIPIE (مواد تشکیل دهنده ی غذا) تحویل آشپزخانه ی مرکزی شود و از اسراف جلوگیری گردد.

18. بررسی فانکشنهای تالار و نظارت بر درخواست مواد اولیه بر طبق تعداد نفرات میهمانان .

19. نظارت بر درخواست های نوشابه های هتل در مراسم ها و مرجوعی به انبار برای فروش مجدد در برنامه ی بعدی .( ورودی و خروجی بایستی کنترل گردد.)

     

    *********** ارتباطات

1. مدیر عامل هتل

2. پرسنل مالی

3. حسابداری

4. آشپز اجرایی

5. مدیر غذا و نوشابه

6. مدیر خانه داری

    

   این ارتباطات بایستی صمیمانه و در جهت اهداف و سیاست های هتل و مدیر کل باشد. به خاطر داشته باشید کار کنترل بدون خواست وحضور کارکنان به هیچ وجه امکان پذیر نیست.

    

    

   مدیریت سیستم کاست کنترل (SYSTEM MANAGER)

    

1. توانایی رهبری پرسنل دپارتمان مورد نظر برای موفقیت در روش کار مولد با استفاده ازتمامی ابزارهای موجود .

2. ایجاد ارتباطی صمیمانه با کارکنان و خدمه ی هتل ، برطرف کردن روزانه ی مشکلات و حتی مشکلات شخصی.

3. ایجاد ارتباط با شیوه ا ی عادلانه حتی زمانی که تحت فشار شدید کاری قرار دارد.

4. اطمینان حاصل شود که روش های انضباطی درست رعایت شوند.

5. پی گیری گزارش های انضباطی

6. جلوگیری ازورود افراد غیر مجاز به انبارها

7. اطلاعات مالی ، هزینه ی اقلام مصرفی و اطلاعات خرید جنبه ی محرمانه دارد و نبایستی در اختیار دپارتمان های دیگر قرار گیرد. ( محرمانگی اطلاعات )

8. آشنایی با استانداردهای شرکت و هتل که مستقیما در ارتباط خرید ، دریافت و تو زیع کالا می باشد.

9. آشنایی کامل با شرح وظایف کارکنان تحت امر در دپارتمان کاست کنترل.

10. اطمینان از رعایت استانداردهای شغلی توسط کارکنان هتل .

11. نظرات و پیشنهادات کارکنان را تجزیه و تحلیل کرده و راه کارهای جدید را برای کنترل هزینه به کار بندد.

12. نظارت بر قیمت های خریدو جمع آوری اطلاعات بازار و تجزیه و تحلیل و اعلام نظر به مامور ارشد خرید برای خرید بهتر و حفظ منافع سازمان

 

*****************اهداف کاست کنترل

             کاست کنترل به عنوان یک سیستم بازدارنده از مصرف غیر اصولی و جلوگیری از اسراف در سازمان می باشد و گزارشات انحراف از سیستم قابل قبول از مشکل ترین وظایف این دپارتمان است.

کاست کنترل به طورکلی بر هرورودی (IN PUT ) تا اطمینان از خروجی (OUT PUT ) نظارت می کند . یعنی اقلامی که وارد هتل شده تا زمان فروش بایستی تحت کنترل سیستم کاست کنترل باشد.و هروردی خروجی داشته باشد . برای مثال یک قوطی نوشابه که به واحد X  تحویل می شود باید پس از فروش  یک صورت حساب داشته باشد و اگر صورت حساب ندارد پس تکلیف این موضوع چیست؟ رصد سرنوشت این قوطی نوشابه به عهده ی کارمند کاست کنترل است . اگر توسط پرسنل استفاده شده است عدم انطباق آن باید در فرمی جداگانه به عرض مدیر کاست کنترل برسد و گزارش ماوقع به عرض مدیر کل هتل برسد. این نوعی کوچک ازپی گیری  سیستم کاست کنترل است که برای همه ی اموال بایستی در نظر گرفته شود . این پروسه ، پروسه ی بسیار سخت و مشکلی است که باید شناسایی گردد. پس از جا افتادن این موضوع رفته رفته پرسنل با این وضعیت خوگرفته و از رفتارهای غیر حرفه ای ایشان به طور ناخودآگاه جلوگیری خواهد شد.هم چنین این موضوع باعث می شود که همه به طور محسوس در مقابل اقلام تحویلی پاسخ گو باشند. و لحظه ای از حفاظت اقلام غافل نشوند.

اگر نتوانیم کنترل کنیم نمی توانیم مدیریت کنیم.

عدم نظارت و نداشتن آمار باعث می شود که لایه های زیرین سازمان و کارکنان به کسی پاسخ گو نباشند و این همان نقطه ی خطرناک می باشد. همان نقطه ای که موش ها حس کنند گربه وظیفه ی خود را انجام نمی دهد و رقص موش ها نتیجه ی این غفلت است.

اگر بخواهیم  سازمانی که تحت سیستم کاست کنترل فعالیت می کند را با سازمانی که بدون حساب و کتاب حرکت می کند مقایسه کنیم خواهیم دید که تفاوت سود بسیار فاحش است. و تازه این جا متوجه می شویم چرا از این سیستم به عنوان شاهرگ حیاتی سازمان نام برده می شود.

حال این سئوال پیش می آید که وقتی ما نرم افزار سیستمی برای کنترل ورودی و خروجی نداریم چه باید کرد؟

جواب :در این حالت بایستی فرم هایی برای کنترل دستی درسازمان وجود داشته باشد و سرپرستان اجزای کوچک تر سازمان هرکدام به طور جداگانه آمار اقلام تحویلی و موجودی را در این فرم ها ارائه دهند. همین کنترل نیز در هتل ها قابل تامل و قابل قبول است . به شرطی که عدم انطباق در ورودی و خروجی کاملا مشخص گردد.

به هرحال بایستی در آخر به این سخن مولای متقیان حضرت علی (ع) بسنده کرده که ایشان فرمودند: حسابگر باش ولی سخت گیر نباش .

 

********هفت گام برای کنترل مواد غذایی در هتل

1. ORDERING                سفارش دهی

2. RECEIVING               تحویل کالا

3. STORING                   انبارش

4. ISSUING                     توزیع

5. PREPARATION        آماده سازی

6. COOKING                 طبخ

7. SERVING               سرو کردن غذا